はじめてのZoom【会議に参加する事前準備とトラブル解決法】

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当社でもお客様とZoomを使って商談をしたり、外部協力会社様と打ち合わせをしたり、在宅勤務時に情報共有したりする機会が増えてきました。

Zoomは操作が非常に簡単で、参加するだけであれば無料アカウントで十分使用に耐えます。
これからのアフターコロナ、ウィズコロナの時代のビジネスには必須のツールとなりそうです。

しかし、初めて利用する時には「会議室に入れない」「音が聞こえない」等のトラブルが発生してイベント開始を遅らせてしまったり、参加ができなくなることが少なくありません。

そこで、下記の手順で事前にZoomの導入と最低限の動作確認を行っておけばスムーズにWeb会議に参加できますので
【初心者の方は】こそっとご査収の程よろしくお願い致します。

なお、下記説明はWindowsPCご利用時を前提として記載しています。
Macやスマホご利用時は注釈文を確認してください。スマホの場合は手順6、7、8がスキップされますがそれ以外はほぼ同様の手順で操作できます。

手順1 Zoomのテスト用Webサイトにアクセスする

https://zoom.us/test

↑こちらのサイトにアクセスします。

手順2 アクセスしたサイトで「参加」のボタンをクリック

 

手順3 Zoomの利用が初めての場合は「Zoomアプリ」をインストール

Zoomを利用するには専用のアプリケーションが必要です。
Windowsの場合、下図のような画面が表示されるので「Zoomをダウンロードして実行」をクリックし、画面の指示に従ってアプリをインストールしてください。
※macやスマホの場合は、画面の指示に従ってアプリをダウンロードしてインストールしてください。

 

手順4 自分の名前を入力 ※名前は後から変更可能です※

自分の名前(どんな名称でも良いのですがミーティング主催者が分かりやすい名前が良いと思います)を入力して「ミーティングに参加」ボタンをクリックします。
※スマホの場合はこの画面が自動で表示されないため手順1.からやり直してみてください。

手順5 カメラ映像を確認して「ビデオ付きで参加」ボタンをクリック

自分の端末のカメラ映像を他の参加者に見えるようにする場合は「ビデオ付きで参加」、自分のカメラ映像を見せたくない場合は「ビデオなしで参加」ボタンを選択します。
ここではテストが目的なので「ビデオ付きで参加」を選ぶと良いでしょう。
※カメラ映像が表示されない場合、端末にカメラが接続されていないか、何らかの理由でカメラが正常に動作していない可能性があります。
パソコン等に詳しい人に相談してみてください。

手順6 スピーカーテストを行う ※スマホご利用時は不要です※

スピーカーから音が聞こえたら「はい」をクリックしてください。
もし音が聞こえない時は「スピーカー1:」に表示されるスピーカーを切り替えてみてください。
上記操作を行っても音が聞こえない場合は、OSの設定でスピーカーの音を消してしまっている可能性がありますので、OSのスピーカー音量を設定してみてください(下図はWindowsの場合)

手順7 マイクのテストを行う ※スマホご利用時は不要です※

パソコンのマイクに対して何か話してください。
少し遅れてパソコンのスピーカーから自分の声が聞こえたら「はい」をクリックします。
もし音が聞こえない場合は「マイク1:」に表示されるマイクを切り替えてみてください。
もしも上記操作を行っても音が聞こえない場合は、端末にマイクが接続されていないか、何らかの理由でマイクが正常に動作していない可能性があります。
パソコン等に詳しい人に相談してみてください。

手順8 「コンピューターでオーディオに参加」ボタンをクリック


下の画面が表示された場合はもう一度「コンピューターでオーディオに参加」をクリックしてください。
※iPhoneの場合は「インターネットを使用した通話」、Androidの場合は「デバイスオーディオを介した通話」と表示されます。
※「電話で参加」は選択しないでください(国際電話料金が発生してしまう可能性があります)。

手順9 Zoomミーティングに参加♪

Zoom画面下のメニューバーの説明
ミュート 自分のマイクの有効/無効を切り替えることが出来ます。
※右横の「^」を押すとマイクやスピーカーの設定を変更できます
ビデオの停止 自分のカメラの有効/無効を切り替えることが出来ます。
※右横の「^」を押すとカメラの設定を変更できます
チャット テキストチャット画面を表示します。万一音声が使えないときに文字で意思疎通ができるので便利です。
レコーディング 会議の動画を保存するボタンですが、通常は主催者(ホスト)しか操作できません。
反応 拍手や挙手のアクションを行うことが出来ます。
ミーティングを退出 Zoomミーティングから退出します。

事前準備は以上です。主催者から送付されるWeb会議本番用のURLをクリックすると上記手順「8」の画面から開始することが出来ます。

番外編 ミーティング参加時のトラブルと基本的な解決法

事前テストを行ったにも関わらず、本番のミーティング時に音が聞こえないなどのトラブルが発生する場合もあります。症状に応じて下記の操作を試してみください。

■相手の声も聞こえないし、自分の声も相手に聞こえていない場合
Zoom画面下のメニューバーに「オーディオに参加」ボタンが表示されていたら押してください。

■相手の声は聞こえるけれど、自分の声は相手に聞こえていない場合
Zoom画面下のメニューバーに「ミュート解除」ボタンが表示されていたら押してください。

■自分のカメラ映像が相手に見えていない場合
Zoom画面下のメニューバーに「ビデオの開始」ボタンが表示されていたら押してください。

上記操作を行ってもうまくいかない場合、端末を再起動してもう一度ミーティングに参加してみてください。

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